ERP
ERP
Enterprise Resource
Planning
1.
PENDAHULUAN
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource
Planning yang dalam bahasa Indonesianya sering disebut
dengan Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. Menurut definsi
dalam kamus American Inventory and Production Control
System (APICS), yang dimaksud dengan ERP atau Enterprise Resource
Planning adalah Sistem Informasi yang berorientasi Akuntansi
untuk mengidentifikasikan dan merencanakan sumber daya perusahaan untuk
membuat, mengirim dan memperhitungkan pesanan pelanggan. Sedangkan
definisi ERP pada wikipedia adalah Sistem Informasi yang
diperuntukan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan.
PEMBAHASAN SEJARAH
ERP berkembang dari
manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil
evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan.
Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis
seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan
pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya
kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufakturing. ERP
juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa
pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses
industri.
Berikut beberapa contoh bagus mengenai
penerapan ERP di berbagai perusahaan :
- Enterprise Resource Planning membantu sebuah
perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah industri yang
sedang menurun.
- Enterprise Resource Planning membantu sebuah
perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar
dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :
- Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) :
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan
material.
- Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan
fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu
penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau
diganti jika diperlukan.
- Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP
II) : Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen
yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi
analisis dari kebutuhan yang diperlukan
- Tahap IV: Enterprise Resource Planning :
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses
bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas
batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
- Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan
perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek
dari ERP sebelumnya.
Konsep Dasar Enterprise Resource Planning
(ERP)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang
Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:
- Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering
disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource
planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan
manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun
distribusi di perusahaan bersangkutan.
- ERP sering disebut sebagai Back Office System
yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak
dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang
langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce,
Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Karakteristik Enterprise Resource Planning
(ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik
sebagai berikut:
- Sistem ERP merupakan paket software yang didesain
pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun
berbasis web.
- Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis
proses yang ada.
- Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi
perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan database skala enterprise
untuk penyimpanan data.
- Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data
secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel
E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :
- Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak
yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu
secara tradisional atau berbasis jaringan.
- Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses
bisnis.
- Sistem ERP memproses sebagian besar dari
transaksi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang
secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
- Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara
waktu nyata (real time)
- Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan
perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
Modul – Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu
sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
- Keuangan
- Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul
akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh
data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari
beberapa departemen.
- Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk
mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya,
cost center, manajemen proyek, dsb.
- Fixed Asset Management : Dalam menjalankan
operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk
investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung
pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga
depresiasi nilai aktiva.
- Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
- Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan
pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti
pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi,
perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber
daya manusia.
- Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan
solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit
fungsi yang ada di dalam perusahaan.
- Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang
sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga
optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam
memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
- Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren
masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif.
Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan
dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup
signifikan.
Keuntungan Enterprise Resource
Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara
lain:
- Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data
disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data
yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
- Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan
sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan
cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan
dengan lebih efisien dan efektif.
- Standarisasi Data dan Informasi. Database
terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga
informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi
yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat
diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat
Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
- Pengurangan lead-time
- Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan sales
- Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
- Peningkatan market share perusahaan
- Pengiriman tepat waktu
- Kinerja pemasok yang lebih baik
- Peningkatan fleksibilitas
- Penggunaan sumber daya yang lebih baik
Kerugian dan Kelemahan
Enterprise Resource Planning (ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain
adalah:
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business
process design dan pengembangannya
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi
anggaran
- Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi
dengan sistem yang baru
- Persiapan implementation tidak dilakukan dengan
baik
- Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah
menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari
ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
- Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya
yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis.
Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari
personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
- Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
- Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar
dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
- Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba
dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang
kurang baik mental maupun keahliannya.
Keberhasilan Penerapan Enterprise
Resource Planning (ERP)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah
ERP :
- Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah
perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
- Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti
dengan perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management
sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa
pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul
dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa
efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama
yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
- Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu
dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan
bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
- Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun
antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan
pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
- Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh
dalam sebuah implementasi.
Kegagalan Enterprise Resource
Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
- Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang
harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.
- Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
- Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
- Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan
konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan
kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
- Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,
menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
- Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan
adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian
konflik-konflik.
- Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan
dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang,
kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
- Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP
bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan,
antara lain:
- Implementasi Change Acceleration Project (CAP)
untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
- Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem
ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan
implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam
menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
- Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi
ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan
perencanaan yang matang.
Software Enterprise Resource Planning
(ERP)
Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
- AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax
adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari
modul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai
dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat
megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan
informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam
pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan
pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu
bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul
Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan
pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen
proyek )
- ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan
data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak
Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle
memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk
platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah
platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah
mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
- SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di
Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan
modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang
komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat
membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP ,
Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship
Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
Biaya Implementasi Enterprise Resource
Planning (ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP
Dimana, Secara umum biaya implementasi
bervariasi, sebagai berikut:
- Skala SME (Small-Medium)
berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
- Skala Medium berkisar dari US$
700.000 – US$ 3 juta
- Skala besar lebih dari US$ 3
juta
Perusahaan Pengguna Enterprise Resource
Planning (ERP)
Gambar dibawah ini merupakan beberapa
perusahaan yang menerapkan sistem ERP.
3.
KESIMPULAN
ERP sangant dibutuhkan perusahaan karena perusahaan memerlukan manajemen
biaya yang baik dan akurat mengingat komodotif CPO sangat fluktuatif di pasar
dunia.
4.
DAFTAR PUSTAKA
Komentar
Posting Komentar